Karczma TVHOW TO and WHY NOT?

Automatyczny podpis do wiadomości e-mail w programie pocztowym



Stopka czyli podpis wiadomości e-mail to element korespondencji, który umieszczany jest na końcu redagowanej  wiadomości lub ponad/nad cytowanym tekstem nadawcy jeśli odpowiadamy na korespondencję.

Automatyczny podpis do wiadomości e-mail wprowadza dodatkową  funkcję automatycznego umieszczania podpisu/stopki w każdej wiadomości. W ten sposób kluczowym elementem na którym masz zadanie skoncentrować się, to treść wiadomości. O ile zwykle kończysz e-mail słowem cześć, pa, pozdrawiam to używanie automatycznego podpisu nie ma jeszcze tak dużego znaczenia jak w sytuacji, gdy Twój podpis jest jednocześnie Twoją wizytówką, wizytówką firmy i elementem informacyjno-reklamowym.

W zależności od rodzaju programu pocztowego możesz zwykle skonfigurować osobny automatyczny podpis, np. dla korespondencji nowej (którą redagujesz) lub przy odpowiedzi (kiedy w teorii nie ma konieczności używania, np. pełnej stopki z informacjami o firmie a jedynie samo imię i nazwisko).

Te same programy oferują też opcje zapisania wielu stopek/podpisów do wiadomości a następnie dają możliwość ich ręcznego wyboru w zależności od naszych upodobań lub adresu e-mail z którego wiadomość jest wysyłana (np. gdy obsługujesz wiele skrzynek e-mail w jednym programie pocztowym).

Oto jak ręcznie ustawić swój podpis e-mail

Sprawdź jak włączyć automatyczny podpis do wiadomości e-mail w popularnych systemach i aplikacjach do obsługi poczty elektronicznej. Tam gdzie jest to możliwe umieściłem dla Ciebie informację o dostępnych opcjach, np. ustawienie wielu podpisów lub dobór podpisu do typu korespondencji automatycznie.

Co powinienem napisać w stopce wiadomości  e-mail?

Silny i dobrze skomponowany podpis wiadomości e-mail przyciąga uwagę i nadal pozostaje profesjonalny. Jednak każdy podpis jest inny i pełni różne role w zależności od zajmowanego stanowisko oraz korespondencji jaką prowadzisz.

Pamiętaj, że to czego nie da się lub nie chcesz umieszczać w podpisie, zawsze możesz dodać po prostu jako treść wiadomości e-mail.

Redagując podpis staraj się zmieścić w 3-4 liniach tekstu oraz zamieścić grafikę, np. własne zdjęcie. Ludzie zapamiętują i zwracają uwagę na takie detale, jesteś autentyczny. Nie umieszczaj stopki będącej wyłącznie obrazem. Sądzisz że komuś będzie chciało się przepisywać ręcznie Twój numer telefonu?

Unikaj marnowania miejsca na podawanie adresu e-mail. Ta informacja jest zbędna. Wystarczy w programie sprawdzić z jakiego adresu przyszła do nas wiadomość i kliknąć Odpowiedz.

Nie marnuj miejsca na treści, które nie są zrozumiałe. Żart? Zabawna historia? Wesoły podpis z podtekstem w tle?

Nie bój się informować o tym w jaki sposób odpowiadasz, a nawet korzystać z informacji „Wysłano z telefonu iPhone”. To cenna informacja dla adresata aby np. był wyrozumiały gdy odpowiesz mu krótko lub z błędami.

Zapomnij o regułach prawnych typu „ta wiadomość przeznaczona jest tylko dla oczu jej adresata”. Jeśli ktoś ma być winny i odpowiedzialny, za to że wiadomość dotarła nie do tego adresata co trzeba to tylko i wyłącznie Ty, nadawca, ponosisz za to odpowiedzialność.

Podpis buduje relacje

Pamiętaj, że podpis jest tym elementem, który z założenia chcesz aby był umieszczany pod każdą wiadomością. Inaczej będzie on wyglądał gdy korespondujesz ze współpracownikami (przecież wiedzą kim jesteś), inaczej gdy z kontrahentami (nie znają Cię przy pierwszym kontakcie, nie wiedzą też co oferujesz i jaką masz wiedzę), a jeszcze inaczej gdy Twoja korespondencja ciągnie się od tygodni (jeśli cytujesz wiadomości e-mail, wiesz ile zajmuje to miejsca).

Istnieją 3 ogólne typy podpisów które są stosowane w większości wiadomości e-mail:

  • Formalne: dla osób, których nie znasz dobrze lub zajmujących wysokie stanowisko w firmie.
  • Swobodny / przyjazny: kiedy znasz kogoś dość dobrze i nie ma potrzeby stosowania wysokiego stopnia formalności.
  • Wdzięczność: gdy prosisz o przysługę lub odpowiadasz na temat czegoś, co ktoś ci oferuje.

E-mail to świetny sposób na budowanie nowych relacji od podstaw chociaż trudno nazwać je łatwymi, gdy korzysta się tylko z klawiatury komputera.

Tags: , , , , , ,

Dodaj komentarz