Karczma TVHOW TO and WHY NOT?

Jak włączyć automatyczne odpowiedzi Poczta WP?



Logo Wirtualna Polska Poczta

Z tego artykułu dowiesz się jak włączyć, skonfigurować oraz jak działają automatyczne odpowiedzi w poczcie WP. Automatyczne odpowiedzi zwane także autoresponderem lub asystentem nieobecności to świetny sposób na podtrzymanie komunikacji z innymi użytkownikami poczty.

Automatyczna odpowiedź poczty WP pomoże Ci w komunikacji z nadawcami wiadomości podczas Twojej nieobecności, a także wspomoże Cię w pracy potwierdzając chociażby otrzymanie poczty i informując o opóźnieniu w odpowiedzi na nią.

Automatyczna odpowiedź Poczty WP działa gdy:

  • otrzymasz wiadomość od nadawcy ale z powodu nieobecności, chcesz poinformować go, że nie ma cię i nie odczytasz poczty,
  • otrzymasz wiadomość i odczytasz ją, ale później, jednak chcesz aby mechanizm wysłał automatyczne potwierdzenie otrzymania wiadomości.

Mechanizm autorespondera może jednak daleko wybiegać poza w/w zastosowanie. Autoresponder to ogólne pojęcie mechanizmu realizującego automatyczną wysyłkę wiadomości e-mail będących odpowiedzią na wybraną akcję. Np. zapisanie się do newslettera skutkuje otrzymaniem automatycznej wiadomości z powitaniem i pierwszym newsletterem. Zakupy online wyzwalają wiadomości e-mail informujące o statusie zamówienia.

W tym artykule skoncentrujemy się na powszechnym zastosowaniu autorespondera jako asystenta nieobecności wysyłającego automatyczne odpowiedzi na otrzymaną korespondencję.

Jak włączyć automatyczne odpowiedzi Poczta WP?

Włącz autoresponder Poczty WP w Opcjach konta:

Autoresponder poczty WP to prosty mechanizm i to jest jego największą zaletą. Ustaw datę rozpoczęcia i zakończenia jego działania, temat i treść. To wszystko. Za każdym razem gdy ktoś wyśle do Ciebie wiadomość, otrzyma informację zwrotną. Możesz teraz wylogować się i jechać na wakacje.

Zwróć uwagę na kilka drobiazgów związanych z działaniem i obsługą automatycznych odpowiedzi Poczty WP:

  • aby włączyć autoresponder musisz uzupełnić pole OD i DO a więc określić zakres dat kiedy mechanizm będzie działał,
  • w każdej chwili możesz wyłączyć autoresponder ręcznie,
  • włączenie automatycznych odpowiedzi nie powoduje zablokowania działania konta e-mail, autoresponder może działać równolegle z Twoją aktywnością,
  • używaj autorespondera podczas nieobecności aby nie tracić kontaktu z kontrahentami,
  • używaj autorespondera wraz z ustawieniem Przekierowania, aby w tym czasie przekazywać pocztę do swoich współpracowników,
  • nie zdradzaj w autoresponderze zbyt wielu szczegółów z życia prywatnego, nie każdy musi wiedzieć gdzie jesteś i co robić, a zwłaszcza potencjalny złodziej.

Automatyczne odpowiedzi poczty WP to przydatne narzędzie, które podtrzyma Twoje kontakty z kontrahentami i zapewni ich o dostarczeniu poczty e-mail. Jedyną wadą mechanizmu jaką zauważyłem jest to, że autoresponder odpowiada na każdą wysłaną do nas pocztę, jeśli więc, np. Twój kierownik wysyła do ciebie kilka wiadomości dziennie, otrzyma za każdym razem powiadomienie z autorespondera.

Niepotrzebnym mechanizmem jest też konieczność ustawienia początku i końca działania autorespondera. Powinien być wybór.

Informacje dodatkowe:

Tags: , ,

Dodaj komentarz