Wiadomości wysłane na Gmail trafiają do folderu SPAM
Może zdarzyć się, że wysyłając wiadomość e-mail z dowolnego dostawcy usług pocztowych na adres Gmail, wiadomość wpadnie do spamu. Taka sytuacja jest bardzo częstym problemem z którym borykają się zarówno użytkownicy poczty Gmail, jak i innych usługodawców.
W tym artykule rozpatrujemy problem z punktu widzenia użytkownika indywidualnego. Warto jednak wiedzieć, że globalnie e-mail (e-mail marketing) ma współczynnik umieszczania w skrzynce odbiorczej wynoszący około 83% a więc około 1 na 6 e-maili jest wysyłanych do spamu lub blokowanych w skrzynce odbiorczej subskrybentów. Ta statystyka nie ma jednak żadnego odniesienia do sytuacji, w której wysyłamy wiadomość e-mail do kolegi, pracownika, zapytanie ofertowe, a wiadomość trafia do SPAMu poczty Gmail.
Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to dlaczego wiadomości wysłane na Gmail trafiają do folderu SPAM. Głównym czynnikiem, który to sprawia jest przede wszystkim algorytm antyspamowy Google. To on skutecznie potrafi zablokować korespondencję, np. opierając się na analizie treści. Także identyfikując zbyt wiele cytatów (cytowanie wiadomości) czy słów mogących wskazywać, że wiadomość ma charakter spamu.
Poczta Gmail i jej popularność
Poczta Gmail stanowi jedno z bezpłatnych narzędzi oferowanych w ramach usług Google. Będąc jednocześnie jednym z najpopularniejszych narzędzi do wysyłania i odbierania poczty elektronicznej.
Poczta Gmail jest bezpłatną pocztą e-mail, chociaż posiada swój płatny odpowiednik w postaci poczty G Suite dla firm.
W ramach poczty Gmail działają zaawansowane algorytmy antyspamowe, co do których od lat toczy się dyskusja, czy nie są one zbyt skuteczne a tym samym czy zbyt mocno nie ingerują w prywatność użytkowników. Zakładając jednak, że niestraszna nam prywatność lub jej brak, faktycznie możemy uznać, że zabezpieczenia antyspamowe Google należą obecnie do jednych z najlepszych. Jednak i one nie są nieomylne.
Na budowę algorytmu poczty e-mail składa się wiele elementów, należą do nich m.in:
- podejrzany adres IP nadawcy wiadomości,
- treść wiadomości e-mail i załączniki,
- ilość przesłanych wiadomości do Gmail.
Chociaż lista nie jest długa, to jednak rozwinięcie każdego z przynajmniej tych trzech elementów mogło by otworzyć niekończącą się listę warunków klasyfikacji wiadomości jako SPAM.
Skrzynka odbiorcza i folder Spam Gmail
Nadrzędna zasada korzystania z poczty Gmail mówi, że jeśli chcesz sprawdzić nową korespondencję należy zajrzeć do wszystkich folderów. Dotyczy to zarówno Skrzynki odbiorczej, jak również folderu SPAM. Tylko w ten sposób jesteś w stanie uzyskać pewność, że nie przeoczysz żadnej wiadomości.
Przydatnym folderem jest także folder Wszystkie, który identyfikuje całą korespondencję przesłaną na konto Gmail.
Powyższe rozwiązanie nie jest oczywiście tym czego możesz oczekiwać jako nadawca wiadomości,. Jako użytkownik poczty e-mail powinieneś zdawać sobie sprawę z tego, że zabezpieczenia antyspamowe to wciąż algorytm. Algorytm, który może nie być idealny, a aby się takim stał, musi coraz głębiej ingerować w prywatność użytkowników poczty.
Jeśli wysłałeś wiadomość e-mail i odbiorca informuje Cię, że nie otrzymał jej, zasugeruj mu sprawdzenie folderu SPAM i Wszystkie w poczcie Gmail.
Jak dodać adres e-mail do białej listy?
Poczta Gmail nie posiada jako takiej białej listy adresatów, ale możesz zgłosić wiadomości które trafią do folderu SPAM jako wiadomości od wiarygodnego nadawcy. Gmail uwzględni zgłoszenie w budowaniu filtrów antyspamowych.
Otwórz wiadomość e-mail z folderu SPAM i rozwiń jej opcje. Skorzystaj z przycisku Zgłoś, że wiadomość pochodzi od wiarygodnego nadawcy.
Jeśli interesuje Cię temat białej listy nadawców i rozszerzonych ustawień antyspamowych Gmail, skorzystaj z dokumentacji Google Support.
Dodawanie rekordu SPF do ustawień domeny nadawcy
Użytkownicy usług hostingowych (poczty we własnej domenie) są w tej komfortowej sytuacji, że mogą skorzystać z dodatkowej opcji konfiguracji poczty oraz domeny.
Jednym z rozwiązań jakie możesz zastosować jest dodanie rekordu SPF do ustawień domeny. Rekord SPF pozwala na uwierzytelnienie domeny, a więc eliminuje problem z próbami podszywania się pod domenę nadawcy (kiedy ktoś wysyła maile, podając się za Ciebie, ale nie używa do tego Twojej skrzynki e-mail). Uwierzytelnianie domeny powoduje jednocześnie zwiększenie wiarygodności serwera pocztowego, adresu IP nadawcy.
Rekord SPF to rekord tekstowy, który dodajesz do ustawień rekordów Twojej domeny (domeny w której pracuje skrzynka e-mail).
Dodanie rekordu SPF do ustawień domeny w 99% przypadków rozwiązuje problem z wysyłaniem wiadomości e-mail i ich umieszczaniem w folderze SPAM poczty Gmail.