Co to jest autoresponder?
Autoresponder to nazwa mechanizmu umożliwiającego zaprogramowanie automatycznej wysyłki wiadomości e-mail przekazywanej użytkownikom np. subskrypcji. Autoresponderem nazywany jest zarówno mechanizm stosowany w e-mail marketingu, np. do przesyłania newslettera (aktualizacji treści, reklam, ofert) w ramach zgłoszonej subskrypcji oraz jako mechanizm asystenta nieobecności lub automatycznych odpowiedzi.
Nazwy te mogą być stosowane zamiennie, ale powinieneś wiedzieć czego dotyczą. Pojęcie autoresponder jest często używane w odniesieniu do poczty e-mail i informowania nadawców wiadomości o Twoim urlopie. Częściej jednak spotkasz się z określeniem: asysten nieobecności lub automatyczne odpowiedzi e-mail. Pojęcie autorespondera pozostawimy więc marketingowi, który korzysta z niego do budowania e-mail marketingu, wiadomości cyklicznych, itp..
Autoresponder w firmie
Autoresponder jako mechanizm automatycznej wysyłki wiadomości e-mail przesyła wiadomości ustawione tak, aby automatycznie wychodziły po zasubskrybowaniu kontaktu przez twoją listę. Subskrybenci rejestrują się, aby otrzymywać wiadomości e-mail od Ciebie.
- Przykład: użytkownik witryny zapisuje się do newslettera aby otrzymać potwierdzenie subskrypcji oraz regularną korespondencję. Użytkownikiem może być też kupujący, który składa zamówienie, a następnie otrzymuje kolejne wiadomości, powiadomienia, informacje i oferty wysyłane wg. określonego scenariusza.
Pojęcie subskrybenta ma tu szeroki zakres zastosowania. Autoresponder w tej sytuacji używany jest też często do:
- wysyłania powitalnych wiadomości e-mail dla nowych subskrybentów,
- wiadomości email z kodem kuponu: wszystkie działania marketingowe opierające się na skutecznym zachęceniu do zakupu produktu,
- automatyczne wiadomości informujące o aktualizacji treści: wszelkiego rodzaju treści które chcesz przekazać użytkownikom, począwszy od newsów ale i nowych wpisach na blogu, itp.
Asystent nieobecności
Autoresponder wśród użytkowników poczty e-mail kojarzony jest jednak nie z automatyzacją newslettera a z asystentem nieobecności. Zaprogramuj treść wiadomości oraz datę rozpoczęcia i zakończenia działania autorespondera, aby nadawcy przesłanych do Ciebie w tym czasie wiadomości otrzymali automatyczną odpowiedź, np. o Twojej nieobecności.
Asystent nieobecności przesyła automatyczne odpowiedzi. O ile autoresponder pełni tu określoną funkcję, to może on pomóc w zarządzaniu korespondencją. Mechanizm asystenta nieobecności zwany dalej autoresponderem może np. automatycznie potwierdzać otrzymanie wiadomości e-mail co może ułatwić kontakty biznesowe.
Podsumowanie
Zastosowanie autorespondera zależeć będzie od miejsca jego użycia oraz dostępnych funkcji. W marketingu będzie to rozbudowany mechanizm opierający się o bazy adresatów, daty, cykle wysyłki wiadomości, itp.. W codziennym użytkowaniu z pocztą e-mail po prostu poinformuje nadawców wiadomości o Twojej nieobecności lub przekazaniu sprawy do innej osoby. W drugiej sytuacji autoresponder częściej przyjmuje nazwę asystenta nieobecności lub automatycznych odpowiedzi e-mail.