Karczma TVHOW TO and WHY NOT?

Microsoft Outlook – jak cofnąć lub zmienić wysłanego maila?



Microsoft Office a wraz z nim Microsoft Outlook dla pakietu Office 365 oraz Microsoft Exchange mają jedną z funkcjonalności o której wielu użytkowników poczty e-mail może pomarzyć – cofanie wysłanych wiadomości e-mail.

Jeśli korzystasz z poczty Outlook możesz cofnąć wysłaną wiadomość lub zmienić jej treść oraz dodać załącznik. Nie jest to jednak funkcjonalność dostępna dla wszystkich, aby funkcja działała ty, jak i adresat wiadomości musicie mieć konto e-mail Microsoft 365 lub Microsoft Exchange w tej samej organizacji.

Jakie możliwości oferuje cofanie wiadomości e-mail w Outlook?

Wysłałeś wiadomość do nieprawidłowego adresata, popełniłeś błąd w treści wiadomości, zapomniałeś załącznika, wysłałeś nie tę wiadomość co trzeba. Cofnij ją lub edytuj, a następnie wyślij ponownie. To bardzo proste rozwiązanie może pomóc Ci w wewnętrznej organizacji pracy i wesprzeć w komunikacji.

Aby odwołać wysłaną  wiadomość e-mail programu Outlook:

  • Ty i Twój odbiorca musicie korzystać z konta Office 365 / Poczty Exchange w tej samej organizacji,
  • Skrzynka pocztowa odbiorcy jest otwarta, gdy próbujesz przetworzyć cofnięcie wysłanej wiadomości,
  • Oryginalna wiadomość  nadal nie została odczytana przez jej adresata,
  • Wiadomość nie została poddana działaniu np. reguł lub innych mechanizmów, które by ją przetworzyły.

Jeśli warunki są spełnione, program Outlook usuwa oryginalną wiadomość i informuje odbiorcę o usunięciu wiadomości. Ty możesz przesłać nową wiadomość z prawidłową treścią. Z funkcji cofnięcia wiadomości lub jej edycji możesz skorzystać dopiero po wysłaniu wiadomości e-mail.

W programie Microsoft Outlook możesz wykonać dwie czynności związane z cofaniem wysłanego maila. Możesz:

  • Usuń wiadomość ze skrzynki odbiorczej odbiorcy.
  • Zastąp oryginalną wiadomość nową.

Jak cofnąć lub zmienić wysłanego maila w Microsoft Outlook?

Cofanie wysłanej wiadomości jest dostępne po jej wysłaniu. Jeśli nie widzisz takiej opcji prawdopodobnie Twoje konto nie spełnia kryteriów działania funkcji, np. nie jest w tej samej organizacji co konto odbiorcy lub nie korzystacie z poczty Exchange.

  1. W Microsoft Outlook wybierz folder elementy wysłane .

  2. Otwórz wiadomość, którą chcesz odwołać. Ważne! Musisz otworzyć wiadomość np. poprzez dwukrotne kliknięcie w nią. Samo zaznaczenie i odczytanie w oknie Outlook nie pozwoli na odwołanie wiadomości. Kliknij dwukrotnie aby otworzyć wiadomość w nowym oknie dialogowym.
  3. Na karcie wiadomość wybierz pozycję Akcje , > odwołać tę wiadomość.
  4. Kliknij opcję Usunąć nieprzeczytane kopie tej wiadomości? lub Usunąć nieprzeczytane kopie i zastąpić je nową wiadomością?. Wybór będzie decydował o tym co wydarzy się następnie. Jeśli skasujesz wiadomość, po prostu powrócisz do okna Outlook. Jeśli zechcesz zmienić ją na nową wiadomość, otworzy się od razu okno dialogowe redagowania nowej wiadomości e-mail.
  5. Utwórz nową wiadomość, a następnie kliknij przycisk Wyślij.

Cofanie wiadomości e-mail w Outlook jest bardzo proste, ale zgodnie z informacją powyżej, nie będzie to działało za każdym razem niezależnie od rodzaju konta. Cofnij wysłaną wiadomość lub edytuj jej treść jeśli adresat wiadomości pracuje w tej samej organizacji, np. w tej samej firmie i wspólnie korzystacie z firmowego konta Microsoft dla pracowników.

Po pomyślnym odwołaniu wiadomości odbiorcy nie widzą jej już w swoich skrzynkach odbiorczych.

Tags: , , , ,

Dodaj komentarz